100 Soruda Satınalma Denetimine Giriş
Satın alma süreçlerinin etkin ve verimli bir şekilde yönetilmesi, bir şirketin genel performansı ve kârlılığı üzerinde doğrudan bir etkiye sahiptir. İç denetim Departmanı olarak, bu süreçlerin düzenli olarak kontrol edilmesi ve iyileştirilmesi, olası risklerin önlenmesi ve maliyet tasarruflarının sağlanması için kritik öneme sahiptir. Aşağıda, satın alma denetimi sırasında göz önünde bulundurmamız gereken 100 kontrol noktasını bulabilirsiniz. Bu kontrol noktaları, tedarikçi seçiminden ödeme süreçlerine, stok yönetiminden raporlamaya kadar geniş bir yelpazeyi kapsar ve şirketinizin satın alma işlemlerinin her aşamasında yüksek standartlara ulaşmasını sağlar.
1. **Satın Alma Politikaları ve Prosedürleri**
– 1.1. Satın alma politikaları yazılı olarak belirlenmiş mi?
– 1.2. Satın alma prosedürleri tüm ilgili çalışanlara iletilmiş mi?
– 1.3. Politikalar ve prosedürler düzenli olarak güncelleniyor mu?
– 1.4. Tüm satın alma işlemleri politika ve prosedürlere uygun mu?
– 1.5. Satın alma politikaları ve prosedürlerine uyum için düzenli eğitimler veriliyor mu?
2. **Tedarikçi Seçimi ve Değerlendirilmesi**
– 2.1. Tedarikçi seçim kriterleri belirlenmiş mi?
– 2.2. Tedarikçi değerlendirme süreci yazılı olarak dokümante edilmiş mi?
– 2.3. Tedarikçiler düzenli olarak değerlendiriliyor ve performansları izleniyor mu?
– 2.4. Yeni tedarikçilerle anlaşma yapılmadan önce gerekli due diligence yapılıyor mu?
– 2.5. Tedarikçi sözleşmeleri yazılı ve imzalanmış mı?
3. **Satın Alma Talepleri ve Onay Süreçleri**
– 3.1. Satın alma talepleri yazılı olarak dokümante ediliyor mu?
– 3.2. Tüm satın alma talepleri uygun yetkililer tarafından onaylanıyor mu?
– 3.3. Satın alma talepleri için onay limitleri belirlenmiş mi?
– 3.4. Acil satın alma talepleri için özel prosedürler mevcut mu?
– 3.5. Satın alma talepleri için belirlenmiş standart formlar kullanılıyor mu?
4. **Satın Alma Siparişleri**
– 4.1. Satın alma siparişleri yazılı olarak dokümante ediliyor mu?
– 4.2. Tüm satın alma siparişleri yetkili kişiler tarafından onaylanıyor mu?
– 4.3. Siparişlerin tedarikçilere zamanında iletildiği doğrulanıyor mu?
– 4.4. Siparişlerde belirtilen koşullar ve fiyatlar uygun mu?
– 4.5. Siparişlerde belirtilen teslimat tarihlerine uyuluyor mu?
5. **Fiyat ve Maliyet Kontrolleri**
– 5.1. Tedarikçi fiyat teklifleri düzenli olarak karşılaştırılıyor mu?
– 5.2. Satın alma fiyatları pazar koşulları ve geçmiş alımlarla karşılaştırılıyor mu?
– 5.3. Tedarikçilerden alınan fiyat teklifleri yazılı olarak dokümante ediliyor mu?
– 5.4. Satın alma fiyatlarında ani değişiklikler izleniyor ve açıklanıyor mu?
– 5.5. Maliyet tasarrufu fırsatları düzenli olarak değerlendiriliyor mu?
6. **Sözleşme Yönetimi**
– 6.1. Satın alma sözleşmeleri yazılı ve imzalanmış mı?
– 6.2. Sözleşme koşulları ve şartları açıkça belirlenmiş mi?
– 6.3. Sözleşmelerde belirtilen teslimat tarihlerine uyuluyor mu?
– 6.4. Sözleşmelerde belirtilen kalite ve miktar gereksinimlerine uyuluyor mu?
– 6.5. Sözleşmelerde belirtilen ödeme koşulları ve şartları izleniyor mu?
7. **Teslimat ve Mal Kabul**
– 7.1. Teslimatların zamanında yapıldığı doğrulanıyor mu?
– 7.2. Teslim alınan mallar kontrol ediliyor ve dokümante ediliyor mu?
– 7.3. Teslimatların kalite ve miktar açısından uygunluğu kontrol ediliyor mu?
– 7.4. Teslimat problemleri tedarikçilere zamanında bildiriliyor mu?
– 7.5. Teslimat sonrası alınan malların uygun şekilde depolandığı doğrulanıyor mu?
8. **Ödeme Süreçleri**
– 8.1. Tedarikçi faturaları zamanında alınıyor ve işleniyor mu?
– 8.2. Fatura tutarları ve sipariş tutarları karşılaştırılıyor mu?
– 8.3. Tedarikçi ödemeleri belirlenen ödeme şartlarına uygun olarak yapılıyor mu?
– 8.4. Ödemeler için onay süreçleri belirlenmiş mi?
– 8.5. Tüm ödeme işlemleri yazılı olarak dokümante ediliyor mu?
9. **Envanter ve Stok Yönetimi**
– 9.1. Envanter seviyeleri düzenli olarak izleniyor ve dokümante ediliyor mu?
– 9.2. Stok devir hızı ve stokta kalma süresi izleniyor mu?
– 9.3. Stok kayıtları düzenli olarak güncelleniyor mu?
– 9.4. Envanter sayımları düzenli olarak yapılıyor mu?
– 9.5. Stok yönetim sistemleri etkin ve verimli mi?
10. **Raporlama ve İzleme**
– 10.1. Satın alma raporları düzenli olarak hazırlanıyor mu?
– 10.2. Satın alma performansı izleniyor ve analiz ediliyor mu?
– 10.3. Tedarikçi performansı raporlanıyor mu?
– 10.4. Satın alma bütçeleri izleniyor ve kontrol ediliyor mu?
– 10.5. Satın alma verileri düzenli olarak analiz edilerek iyileştirme fırsatları belirleniyor mu?
11. **Etik ve Uyum**
– 11.1. Satın alma işlemlerinde etik kurallara uyuluyor mu?
– 11.2. Çıkar çatışmaları önleniyor ve raporlanıyor mu?
– 11.3. Tüm satın alma işlemleri ilgili yasal düzenlemelere uygun mu?
– 11.4. Rüşvet ve yolsuzluk önleyici politikalar belirlenmiş mi?
– 11.5. Şirket politikalarına uyum düzenli olarak izleniyor mu?
12. **Risk Yönetimi**
– 12.1. Satın alma süreçlerinde riskler belirlenmiş mi?
– 12.2. Risk değerlendirme ve yönetim süreçleri mevcut mu?
– 12.3. Satın alma süreçlerinde iç kontrol mekanizmaları etkin mi?
– 12.4. Riskler düzenli olarak gözden geçiriliyor ve güncelleniyor mu?
– 12.5. Satın alma süreçlerinde beklenmedik durumlar için acil durum planları mevcut mu?